Tipps für Trainer(1): Auftragsklärung

von Karl Heinz Lorenz

Trainiert wird viel in den Unternehmen. Das ist gut und richtig so. Eine hohe Qualifikation ist im Wettbewerb entscheidend. Sie wird benötigt, um Kommunikation zu professionalisieren, erfolgreiche Führungsarbeit zu gestalten, Teams zu entwickeln und auch um erklärungsbedürftige Produkte zu schulen, Fachwissen und Erfahrung weiterzugeben. Neben Berufstrainern, die zum großen Teil über entsprechende Qualifikationen verfügen, sind immer mehr Einsteiger und nebenberufliche Ausbilder im Markt tätig. Auch Außendienstler in den Bereichen Verkauf, Service und Beratung erhalten oft zusätzlich Trainingsaufgaben bei Ihren Kunden. An diese Gruppen richtet sich diese mehrteilige Beitragsreihe mit Tipps und Hilfen, um Schritt für Schritt in eine ansprechende und sichere Seminargestaltung hinein zu kommen.

Ein klarer Weg mit klarem Ziel

Wie bei vielen Projektarbeiten ist auch bei Trainings die vorherige Klärung der wichtigsten Rahmenparameter dringend anzuraten. Entscheidend: Die genauen Ziele mit dem Auftraggeber besprechen. Wie stellt sich die Ausgangssituation für das Training dar und was soll nach dem Seminar im Idealfall erreicht sein? Gerade bei Kommunikations- und Verhaltenstrainings (Führung, Team, Verkauf, Rhetorik) verbergen sich hinter dem zunächst genannten, vordergründigen Seminarziel noch besondere Wünsche, „eigentliche Ziele“ des Auftraggebers. Eine recht hilfreiche, offene Frage: Warum genau dieses Seminar jetzt?

Praxisbeispiel 1:
das Unternehmen gibt ein Seminar zur "Gesprächsführung mit Mitarbeitern" für Führungskräfte in Auftrag und dabei sollen darüber hinaus der Zusammenhalt im Team und "bessere interne Umgangsformen" gefördert werden.

Praxisbeispiel 2:
Eine Teamentwicklung wird initiiert. Der eigentliche, nicht explizit offen gelegte Auftrag besteht jedoch darin, den neuen Teamleiter zu platzieren und zu stützen

Teilnehmer vorher kennen lernen

Wenn die Ziele klar auf dem Tisch liegen, muss noch vor weiterer Konzeptarbeit, die Zielgruppe besprochen werden. fragen Sie als Trainerin/Trainer nach den Vorkenntnissen, den letzten Seminarerfahrungen der Teilnehme, auch nach deren Alter, der Ausbildung usw. Wenn Ihr Bauchgefühl Zweifel an der an der Darstellung des Auftraggebers signalisiert,versuchen Sie vor dem Seminar einen genehmigten Kontakt mit Teilnehmern herzustellen, um die Angaben zu prüfen. Gerade, wenn die Auftragsvergabe durch jemanden geschieht, der nicht direkt mit der Zielgruppe arbeitet (Bsp. Personalentwicklung in Hamburg; zu trainierende Gruppe Außendienst, räumlich weit entfernt in München) sind die geschilderten Basisinformationen nicht immer zuverlässig. Mit einem klaren Bild zur Zielgruppe haben Sie eindeutig bessere Chancen, diese gleich beim Einstieg in Ihr Training gut abzuholen, ohne sich dabei ausschließlich auf Ihre Spontaneität und persönliche Wirkung verlassen zu müssen.

Checkliste für die Auftragsklärung

Genaues Trainingsziel und Titel
Zielgruppenanalyse
BesondereWünsche/Sonderziele aufnehmen
Warum dieses Training jetzt?
Vorbereitungszeiten prüfen
Individuelle Aufwände/Kosten
Tagungsort (intern, extern)
Raumbuchung und –ausstattung
Bereitstellung von Technik/Medien
Herstellung der Skripte/Handout
Zertifikate
Seminarplan
Termine klären und schriftlich fixieren
Reiselogistik/Kostenübernahme

Aufwände und Kosten

Liegen Ziele und Zielgruppe klar auf dem Tisch, kann die inhaltliche Detailabstimmung anlaufen. Eine wichtige Rahmenbedingung dabei, stellt die tatsächlich zur Verfügung stehende Seminarzeit dar. Ob in ein Training nur ein Tag, oder zwei oder mehrere Tage investiert werden, hat doch einen sehr erheblichen Einfluss auf den späteren Seminarerfolg.

Hier sollte der Trainer den Auftraggeber durchaus beraten,seine fachliche Kompetenz, wie seine Erfahrungen einbringen. Je nach Ausgangssituation kann dasselbe Training für eine Gruppe A möglicherweise in zwei Tagen genauso gut durchgeführt werden, wie für eine andere Gruppe B eben in drei Tagen.

Gesellen sich zu einem Standardthema individuelle Wünsche (angepasste Inhalte, aufwändige Gestaltung) sind schnellstmöglich die Mehraufwände zu ermitteln und dem Auftraggeber in der Regel in Form eines individuellen Angebots darzulegen. Dieser kann nun selbst entscheiden, ob ihm diese Mehraufwände auch die Mehrkosten wert sind. Vorschnell zugesagte und nicht rechtzeitig dargestellte Zusatzarbeiten bleiben dann oft auf den Schultern des Trainers liegen oder führen zu Recht zu Verstimmungen auf beiden Seiten bei Nachverhandlungen bzw. Nachberechnungen.

Seminarbeschreibung und Seminarplan

Basierend auf den abgestimmten Zielen und individuellen Wünschen können nun die Seminarbeschreibung und der Seminarplan (Agenda mit Medienplanung) erstellt werden. Die Beschreibung bringt in gut verständlichen Sätzen auf den Punkt, was die Teilnehmer im Seminar erwartet. Darüber hinaus kann der Auftraggeber nochmals gegenprüfen, ob individuelle Wünsche und Ziele vom Trainer richtig verstanden und in Trainingsinhalte umgesetzt wurden.

Die Seminarbeschreibung enthält mindestens:

Seminartitel
Ziele (knapp und verständlich auf den Punkt gebracht)
Details (Aufzählungsliste der wichtigsten Inhalte, Modelle, Methoden)
Zielgruppe
Wichtigste Rahmendaten: Termin, Ort.

Organisation und Seminarlogistik

Vor dem Training sind zu klären: Wer kümmert sich um den Seminarort – Hotel, interner Raum, Übernachtungen – und wer reserviert rechtzeitig alles Notwendige? Sehr oft übernimmt dies der Auftraggeber selbst bzw. bei größeren Unternehmen Ansprechpartner in der Personalentwicklung. Je früher und genauer Sie als Trainer dort Ihre Logistikwünsche mitteilen, desto leichter fällt die Organisation und desto eher wird Sie ein Seminarraum erwarten, der Ihren Anforderungen zum Training entspricht. Übliche Organisationspunkte sind: Größe des Raumes, Tageslicht/Kunstlicht, Bestuhlung, technische Ausstattung, gegebenenfalls ein extra Gruppenarbeitsraum, Pausenzeiten und ob bei der Mittagspause im Seminarhotel ein dreigängiges Menue, ein Buffet oder nur belegte Brötchen zur Verfügung stehen – das hat erfahrungsgemäß einen erheblichen Einfluss auf den Zeitverlauf und auch auf die Stimmung der Seminargruppe. Eine als unangemessen oder sogar als schlecht empfundene Verpflegung führt meist zu negativen Erinnerungen und ärgerlichem Feedback dazu. Ein Seminarleiter hat auch für diesen Aspekt Sorge zu tragen und im Vorfeld seine Auftraggeber darauf aufmerksam zu machen.

Schließlich wären noch die Produktion der Skripte und Handouts zu besprechen. Bringen Sie diese selbst mit ins Training oder benötigt der (externe) Auftraggeber Ihre Vorlagen in geeignetem Datenformat rechtzeitig vorher, um diese nach eigenen Qualitätsrichtlinien zu produzieren. Bei vielen Großunternehmen ist dies der Fall. Beachten Sie, wenn Sie externer, freiberuflicher Trainer sind, die Nennung des Copyrights und der Urheberrechte, die mit Ihrer Person oder Ihrem Unternehmen verknüpft sind. Die Weitergabe von leicht reproduzierbarem schriftlichem Knowhow ist ein äußerst sensibles Thema und sollte für alle Beteiligten rechtzeitig und zur allseitigen Zufriedenheit geregelt sein.

Im nächsten, zweiten Teil der Beitragsreihe erfahren Sie die wichtigsten Punkte, in ein Seminar gut zu starten: Raum vorbereiten, Agenda, Begrüßung, Teilnehmer abholen und auf den Weg bringen.

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