Unsere Expertin für die Organisation von Seminaren gibt Einblicke in ihren Arbeitsalltag
Als Teamassistentin ist Anja Christmann bei Lorenz-Seminare zuständig für die Planung und Durchführung von Seminaren und verrät uns ihre Tipps. Mit ihrer langjährigen Erfahrung im Organisieren von Seminaren und Trainings zeigt sie uns, was es Schritt für Schritt vorzubereiten gilt. Hierbei gibt es viele Dinge zu tun – Das Wichtigste ist eine perfekte Vorbereitung und Konzeption, denn die macht den halben Erfolg aus.
Guten Tag Frau Christmann! Schön, dass Sie sich Zeit für unser Interview nehmen. Als Teamassistentin bei Lorenz Seminare organisieren Sie viele Seminare und Trainings im Jahr. Können Sie uns kurz erklären, um welche Art von Seminaren es sich dabei handelt?
Frau Christmann: Wir bieten Seminare in allen Bereichen der Personalentwicklung an, ganz egal ob inhouse oder Online. Hierbei gab es im letzten Jahr bedingt durch die Corona-Zeit einen klaren Wandel zu Online-Trainings. Momentan ist es aber auch wieder möglich Präsenz-Trainings durchzuführen. Diese sind für mich natürlich ein bisschen interessanter, da es mehr zu organisieren gibt.
Welche Schritte unternehmen Sie, um ein Seminar zu organisieren und zu planen?
In der Regel ist es so, dass ein Kunde bei mir anruft und damit bereits die Planung startet. Dazu habe ich eine Checkliste, die ich mit dem Kunden durchgehe. Wenn es sich um einen Neukunden handelt, werden erstmal die Grunddaten aufgenommen, wie beispielsweise die Kontaktdaten, Ansprechpartner usw.
Der nächste Schritt in der Auftragsklärung ist das Festlegen der Inhalte und Ziele des Trainings. Hier werden Fragen geklärt, wie z.B.: was genau versteht der Kunde darunter und was möchte er mit dem Training erreichen.
Wenn der inhaltliche Teil abgestimmt ist, geht es um Rahmenfaktoren wie die Größe der Teilnehmergruppe und wie sie sich zusammensetzt. Handelt es sich um eine junge Gruppe, eine gemischte Gruppe oder nehmen sehr erfahrene Mitarbeiter teil. Es ist auch wichtig, welche Funktionen die Teilnehmer_innen im Unternehmen haben, ob sie aus einer Abteilung stammen und ob es schon vorab Qualifikationen gibt und man darauf aufbauen kann.
Der nächste Punkt ist das Festlegen eines Datums, eventuelle Termin- und Trainerwünsche werden besprochen und die Wahl eines Tagungsortes wird getroffen. Da stehen i.d.R. drei Möglichkeiten zur Wahl, ob beim Kunden inhouse, im Tagungshotel oder Online. Wenn diese Punkte mit meinem Ansprechpartner durchgesprochen sind, kann ich ein konkretes Angebot unterbreiten.
Wie priorisieren Sie die Aufgaben innerhalb der Organisation eines Seminars?
Das wichtigste ist erstmal einen Termin zu finden. Damit starte ich, sobald das Angebot vom Kunden akzeptiert wurde, das Thema passt und die Inhalte stimmig sind. Bei Präsenz-Trainings besteht die Schwierigkeit darin die Terminkalender von mehreren Leuten unter einen Hut zu bringen. Die Terminfindung entwickelt sich immer wieder zum Knackpunkt bei der Organisation, da auch oftmals der Wunschtrainer schon Termine hat und auch die verschiedenen Teilnehmer und Abteilungen Zeit haben müssen. Im Gegensatz dazu findet man bei der Suche nach dem Veranstaltungsort eigentlich immer eine passende Option.
Mit welchen Tools und Systemen halten Sie sich organisiert?
Im Office-Paket ist alles drinnen, was ich brauche. Vor allem wichtig ist ein gut funktionierender Kalender und Outlook zur Kommunikation und um die Übersicht zu behalten. Der große Schlüssel ist es sich selbst zu organisieren und strukturiert an die Sache ranzugehen, sowie im Kopf den Überblick zu behalten. Wenn zeitgleich drei oder vier Veranstaltungen mit unterschiedlichen Trainern stattfinden, müssen diese wirklich gut getrennt gehalten werden.
Nun kommen wir nochmal zu der Planung des Seminarablaufs im Detail.
Die Location ist als Ort des Geschehens ein wichtiger Imagefaktor und spielt eine große Rolle für das Wohlbefinden der Teilnehmer und repräsentiert, zusammen mit den Inhalten und Zielen Ihrer Veranstaltung, das Bild Ihres Unternehmens.
Wie finden Sie den passenden Veranstaltungsort?
Das ist gar nicht so schwer. In der Regel führen wir inhouse Trainings durch, die in den Räumlichkeiten des Kunden stattfinden. Wenn eine externe Veranstaltung gewünscht ist, weil die Räumlichkeiten nicht passen, oder man gezielt für einige Seminarthemen das gewohnte Umfeld verlassen möchte, haben wir immer eine Auswahl an Hotels, mit denen wir bereits gute Erfahrungen gesammelt haben. Unsere Trainer und wir sind da aber flexibel und gehen gerne auf Kundenwünsche ein.
Gerade bei Teambildungen oder auch Seminaren mit außergewöhnlichen Zielen kann es sehr hilfreich sein, auch den äußerlich gewohnten Rahmen zu verlassen. Haben Sie hierzu ein aktuelles Beispiel für uns?
Die Gruppe, die wir im letzten Teambuilding-Event hatten, hatte sich als „Outdoor-Aktivität“ für einen eineinhalbstündigen Spaziergang über den Erlebnispfad und den Besuch des Baumwipfelpfads entschieden. Zusätzlich wären auch Aktivitäten wie Bogenschießen oder das Klettern an einem Baum möglich gewesen. Besonders attraktiv war die Möglichkeit im Sommer etwas Outdoor zu machen – wobei man dann natürlich auch Glück mit dem Wetter haben muss. Die Gruppe vom Training in Fischbach wurde beim Spaziergang vom Regen überrascht; das muss man einkalkulieren.
Woran orientiert sich das Rahmenprogramm eines Seminars und wie wird dieses festgelegt?
Im Prinzip mache ich einen groben Vorschlag in dem ich Eckpunkte wie den Beginn und Ende des Seminars sowie gewünschte Inhalte des Kunden aufnehme. Im Anschluss überlegt sich der entsprechende Trainer wie diese Inhalte umgesetzt werden können, in welchem Zeitintervall dies machbar ist und ob eine Gruppenarbeit reinpasst. Der Trainer erstellt daraufhin eine Agenda, die dem Kunden zur Freigabe vorgestellt wird.
Was sind weitere grundlegende Faktoren für ein erfolgreiches Seminar?
Die Grundbedingung ist, dass die Teilnehmer offen an die Sache rangehen, dann können sie auch etwas mitnehmen. Ein erfolgreiches Seminar ist ein Zusammenspiel zwischen einem guten Trainer, der es versteht, die Teilnehmer abzuholen, und einer hohen Aufnahmebereitschaft und Offenheit der Teilnehmer. Auch das Rundherum muss stimmen. Wenn ich einen Top-Trainer und motivierte Teilnehmer habe, aber der Raum zu kalt ist oder im Hochsommer die Klimaanlage nicht geht, dann wird man auch dadurch beim Erfolg des Seminars ausgebremst. Die Verpflegung der Teilnehmer und das Einhalten von Pausenzeiten muss natürlich auch gewährleistet werden.
Es muss also ein rundum Paket sein: Ein vorbereiteter Trainer mit viel Fingerspitzengefühl, Teilnehmer, die bereit und willig sind, etwas aufzunehmen und das Rundherum im Einklang mit den Zielen als optimaler Ort des Lernens.
Was gehört zu der typischen Ausstattung bei einem Seminar?
Die Besprechungsräume sind mittlerweile so ausgestattet, dass immer ein Beamer oder eine Leinwand aufzufinden sind und eine Pinnwand ist schnell organisiert. Das ist die Grundausrüstung eines guten Besprechungsraums.
Welche Punkte fallen nach einem gelungenen Seminar oder Training noch an?
Nach getaner Arbeit steht als erstes die Rechnungsstellung an. Danach folgen Aufgaben wie das Versenden des Fotoprotokolls oder der Präsentation per Mail an alle Teilnehmer und die Feedbackabfrage, die bei Online-Seminaren immer durch mich erfolgt. Außerdem informiere ich die Teilnehmer darüber, dass sie sich für den Expertenbrief bei uns anmelden können.
Haben Sie abschließend noch Tipps für eine optimale Organisation von Seminaren?
Ich sage immer man muss sich einen Plan machen und diesen von Anfang bis Ende durchziehen und den Überblick behalten. Das ist eigentlich das Wichtigste bei der Organisation von Seminaren. Vor allem bei dem Abklären wichtiger Punkte muss man oftmals nachfragen, bis man alle Eckdaten hat. Dabei ist es wichtig alle Punkte abzuklären – wobei man sich auch nicht in Details verlieren darf und immer das große Ganze im Blick haben sollte.
